RODO w szkołach – jak sobie radzić w nowej rzeczywistości?

Po pierwszym szoku związanym z wejściem w życie RODO, sytuacja w instytucjach i firmach powoli się normuje. Większość stron internetowych została dostosowana do nowych standardów, w przychodniach pojawiły się nowe formularze do wypełnienie przed wizytą u lekarza a na pocztach i w biurach obsługi klienta przyklejono taśmy za którymi mają formować się kolejki – gdy nadajemy paczkę nikt nie będzie nam „chuchać” w kark.

Wraz z rozpoczęciem nowego roku szkolnego mocno daje się jednak we znaki opieszałość ustawodawcy w uchwalaniu przepisów, które miały dostosować oświatę do RODO. W przypadku placówek niepublicznych sytuacja wygląda „jako tako” – często mają one stałą obsługę prawną, która przygotowała nowe wzory zgód a nawet przeprowadziła z nauczycielami i dyrektorami szkolenia z ochrony danych osobowych. Gorzej sytuacja wygląda w szkołach publicznych. Zwykle nie mają one środków na pomoc prawną i są zdane jedynie na wsparcie zapewnione przez prowadzące je samorządy. Często nie mają nawet swoich własnych Inspektorów Ochrony Danych więc muszą korzystać z usług osób powołanych przez jednostki prowadzące – niejednokrotnie jest to jedna osoba wyznaczona dla wszystkich szkół w gminie czy powiecie.

Osoby te, ze względu na dużą ilość problemów w zakresie ochrony danych osobowych jakie towarzyszą zarządzaniu szkołą (ilość uczniów, konieczność publikowania list i zestawień, liczne obowiązki nakładane przez Ministerstwo itp.) nie mają często czasu na zajęcie się tak trywialnym  – z ich punktu widzenia – problemem jak wykonywanie zdjęć w szkołach. W związku z tym, dla dyrektorów placówek nie jest zwykle jasne kto jest administratorem przetwarzanych w ten sposób wizerunków, kto powinien zbierać wymagane zgody na sesje, a tym bardziej – kiedy i jak to robić.

Odpowiadając na te pytanie, na wstępie należy wskazać, że jak przy większości przypadków świadczenia usług fotograficznych – również w tym przypadku administratorem będzie wynajęty do wykonania sesji fotograf. Rozwiązanie problemu uzyskiwania zgód natomiast zależy w znacznej mierze od tego kto sesję organizuje – czy jest to szkoła, rada rodziców czy może odbywa się ona z inicjatywy fotografa. Niezależnie od sposobu zbierania zgód, współpraca z jednostką oświatową to dla fotografów obecnie spore wyzwanie. Niestety, z uwagi na to że placówki nie mają odpowiednich informacji jak ją ułożyć, ciężar tego zadania spada na fotografa. Najkorzystniejsza z punktu widzenia szkoły jest sytuacja gdy to fotograf przedstawiając swoją ofertę, wraz z nią przedstawia gotowe wzory zgód oraz zasady prowadzenia sesji w oparciu o wcześniej udzielone zgody. Często bowiem szkoły dysponują już zebranymi wcześniej zgodami rodziców na prowadzenie sesji zdjęciowych – po wejściu w życie RODO można nadal je wykorzystać, trzeba jednak zachować dość rygorystyczne zasady informowania rodziców o przetwarzaniu danych osobowych ich dzieci. Mile widziane jest korzystanie przez fotografa z systemów do zbierania zgód na sesję – np. za pośrednictwem e-maili lub aplikacji internetowych.

Podsumowując, fotograf który chce wykonywać sesje w szkole, powinien przyjść do niej zaopatrzony w odpowiednie narzędzia prawne (wzory zgód, wzory umów, instrukcje postępowania, itp.), które pozwolą dyrektorowi wpuścić go do swojej placówki bez ryzyka skargi do Kuratorium ze strony niezadowolonych rodziców.

You Might Also Like